応募書類の書き方・送り方

履歴書の書き方の基本

就職活動でまず最初に用意するもの、それは履歴書です。いままでアルバイトであっても仕事をしたことがある人ならば一度は記入したことがあるかと思います。履歴書とは、自らの学歴や仕事歴または住所や連絡先など求人応募者の基本情報になります。書類は文房具店はもちろん、探せばコンビニでも手に入るものです。ここでは転職活動におけるこの履歴書の基本的な準備の仕方についてお話しましょう。まず、意外と知らない方が多いのですが転職活動において最も好ましい書類サイズはA4になります。履歴書は既成のものを購入しなくても、自分でパソコンで作成してもかまいません。しかしながら、意外とお店で売っているものはB4サイズが多いように思います。また内容も様々なパターンがありますが、志望動機欄は出来るだけ記入幅のあるものが望ましいです。「特に書くことがないから。」という理由でわざわざ書きやすいもの、記入項目の少ないものを選ぶ人がいますが簡単なアルバイトならともかく、正社員やきっちりした会社ほどそのあたりはしっかり見ていると思ってください。また、記入する際は字の上手い下手はともかく丁寧に書くことが基本。筆跡というのは結構性格が出るものです。鉛筆で下書きをしてから、ペンで記入してください。その際に修正ペンは使用することがないよう注意しましょう。パソコンでもかまいませんが、履歴書については手書きで書くことをお勧めします。学歴や、職歴を記入する際は西暦でも年号でもかまいませんがこれらが混在しないよう統一の表現を使いましょう。連絡先などを記入する際は、必ず連絡のつくものを記入しつながりやすい時間帯もしくはつながりにくい時間帯がある場合は記入しておく方が丁寧です。間違っても電話番号を誤って記入することのないよう何度も確認することを忘れないでくださいね。

職務経歴書とは①

就職活動で履歴書が必要なことは多分誰でも知っていることでしょう。しかし最近は応募書類の中で職務経歴書を要求する所が多くなってきました。職務経歴書とはどういうものかご存知ですか?職務経歴書とは、自分の今までの仕事経験を詳しく記載したものです。履歴書のように文房具屋さんで探す人がいるようですがあったとしても簡易なもので、置いていないことがほとんどです。ちなみに売っていたとしても、あまり使用することはお勧めしません。なぜならこれといった決まった形式があるわけではないからです。職務経歴書とはいうなれば自分のパンフレットのようなものです。気合いを入れて何枚にもわたって書けばいいというものでもありません。また、文学書のような難しい表現を必要とするものでもありません。大切なのは自分が今まで何をしてきて、どんな実績をあげて、何を得てきたのか。これを簡潔に、かつ見やすく記入することです。A4の原稿用紙に大体2枚、多くとも3枚程度でしょうか。履歴書と違い、できればパソコンで作る方が後に訂正もしやすいしパソコンスキルもアピールできるので望ましいかと思います。太字や下線部を使い、ぱっと見て読みやすいものにしてください。採用担当者は、かなりの数の職務経歴書を目にすることになりますからじっくり読見込まないと内容がわからないものでは困ります。実際には面接でその人のことを良く知ることが大切なのですからあくまでその面接でいろいろ話すためのマエフリと捉えてください。

職務経歴書とは②

職務経歴書に決まった形式がないとはいえ、ではどうやって書けばいいのでしょうか。書き方の例は至る所にあります。ネットで検索しても良いし、ハローワークに行けば簡単な書き方の見本のようなものを手に入れることが出来ます。一番書きやすいのは、かつて勤務してきた会社ごとに経験した業務を書き出していく年代式という方法。年齢の高い人は、最近のものから遡る形の逆年代式と呼ばれるものが良いかもしれません。他にもいろんなスタイルがありますが、とりあえず何かを見ながらでもいいので一度書いてみることです。そのうえで、キャリアカウンセラーなど専門家にアドバイスをもらうのが良いかと思います。ハローワークを筆頭に、職業紹介業務をしているところにはたいてい職務経歴をチェックすることが出来る人がいるはずです。めんどくさがらずに、どんどんいろんな人からアドバイスを受けて隙のないものに仕上げるよう努力してください。あと、一度書いた職務経歴書を何社にも使いまわす人がいるのですがこれは絶対に避けましょう。職務経歴書は自己PRの一つです。出す会社・職種が変われば、内容も変わるはずです。相手側の求人に対し、望ましいだろう経験の内容部分を厚く逆に関係のない部分は薄くまたは省いてしまってもかまいません。必要になる度に見直し、訂正するようにしてください。間違っても返却された書類をそのまま別のところに出すなどということはしないでくださいね。

証明写真の大切さ

履歴書を作成する際に必ず必要になるのが証明写真。これも大変重要です。近頃はコンビニの前や、駅などにも500~700円で撮影できるインスタントの証明写真がたくさんあります。何度も撮りなおしが出来たり、ライトに工夫がされていたりいろいろ進化していますがやはりインスタントはインスタントです。インスタント撮影とスタジオ撮影を見比べればその違いがはっきりとわかります。つまりは何通もの履歴書を見る担当者に本気度を伝えるためにはやはりスタジオ撮影をお勧めします。スタジオ撮影の良さは、自分では気がつかないところまで良い写真を撮れるようにいろいろアドバイスくれるところです。小さなホコリから、スーツのしわまでレンズを通すとよく見えるそうです。応募職種や業種によって、少し柔らかめな表情が良かったり逆にきっちりした印象が好ましい場合はその旨を伝えればそれを配慮してくれます。ちなみに女性は気持ち濃い目に口紅を塗ったほうが顔がはっきり映ってよいかと思います。スタジオでメイクもしてくれるところもあリますが、なかなかのお値段になりますしエアライン系やアナウンサーなど特別なものでないなら自分のメイクで十分です。だいたいネガ付きで3000円~5000円くらいが相場でしょうか。お安いものでスタジオでもインスタント写真もありますがせっかく写真屋さんでとっているのにで済ませないでくださいね。また撮影から写真の受け取りまでも数日かかることが普通なので余裕を持って準備しましょう。

横文字・専門用語の多様は厳禁

職務経歴書をチェックしているとこんな表現に出会います。「インターナショナルな視点で・・」「グローバル社会を生き抜くために・・」さてどれぐらいの人がこの表現の本来の意味を理解しているのでしょうか。職務経歴書を作成しているとついつい形にこだわるというか普段使わないかっこいい言葉を使用しようとする人がいます。また、何かを参考にしたのか自分の言葉でなくどこからか引用したのがまるわかりな表現に出会うこともあります。履歴書もそうですが職務経歴書を記入する際は横文字表現に注意しましょう。なんとなく響きはいいですが、意外と突っ込まれると困ることもあります。この後面接も控えています。できるだけわかりやすい言葉を使うよう心がけてください。また、IT関係の仕事(HP作成、プログラミングや保守関連)など同職種へ応募の際にある程度の知識をアピールするために必要なものは別ですが一般的な職務を表現するときは出来る限り専門的な表現は避けるようにしましょう。特に今までと違う業種・職種に応募する際に今までの経験を伝えるためには採用側にまったく知らない仕事からその人のスキルや経験を読み取らせなければなりません。しかしながら今まで当たり前に使用していた仕事内容を表す表現が他の業種の間では一般的でないことがままあります。職務経歴書において、最も気をつけないといけないのは自分の経験を分かりやすく伝えることです。自分では気づかないこともありますから自分の作成した書類を関係職種についていない家族や友人に見てもらうのがよいでしょう。

複数同時応募について

転職活動を進める中でなかなか応募に踏み込めない人もいますが対照的に同時に何社にも応募する人もいます。昨今の雇用状況を考えると確かに次の結果が出るまでゆっくりと待っている・・というのはちょっと考えものです。一社応募すればその結果が出るまで長ければ一か月近くかかることもあります。複数同時応募は今や当然の選択肢かもしれません。しかしながら、「数打てばあたる」作戦ではないですが先のことを考えずドンどこ応募する人がいます。複数同時に応募することによって、一社一社への対応がおろそかになってしまっては意味がありません。同時に応募すると言うことは、それだけの準備、応募書類の作成はもちろん書類選考が通れば面接の日程調整が必要になってくるということです。自分に無理のない範囲にしてください。参考までに言えば、同時応募は3社程度、面接をうけるのは一日に2社程度が限度ではないかと思います。また、たくさん応募すればするほど情報が混乱しがちなので応募した日、会社の基本情報、問い合わせした内容応募書類のコピーなどきちんと整理しておくようにしましょう。その際に面接時の印象なども記入しておくと後々内定や面接が重なった際判断の参考になるのでお勧めです。また面接時「自社以外も応募しているか?」と聞かれることもあります。この際は正直に答えてかまいませんが、「その会社が第一志望である」という思いを伝えることを忘れないでくださいね。

資格欄の書き方

履歴書に記入するもののひとつに資格の欄があります。この資格欄を記入する際に注意して欲しい点がいくつかあります。資格というのは、業務に必要な知識や技術のレベルを裏付けるものです。ビジネス系の資格で広範囲で応用の効く語学・パソコン系の資格や普通自動車の運転免許などは職種にかかわらず必ず記入するようにしてください。しかしながら、10年以上前のほとんど活用していない資格は意味がないので省略した方がいい場合もあります。子供のころに取得した珠算検定や習字の段位を書くことも少し常識外れでしょう。ちなみに、検定ものは一般的に2級以上を記入します。ただしこの資格欄も自己アピールの場と考えるべきなので3級程度の資格でも志望内容に関連したもので、最近取得したものであれば意欲を伝えるためにもぜひ記入しましょう。意欲を伝えるという意味では、勉強中の資格でもかまいません。「現在勉強中」という言葉を添えて記入してください。それからこの資格の欄で最も気をつけてほしいのは、その所持資格の関連性です。たくさん資格を持っているからと言って、医療事務、保育士、色彩検定など全く関連性のない資格を網羅することは逆効果です。これでは採用側に「いったい何をめざしているの?」と思われてしまいます。資格知識は持っていることが重要なのではなく、その知識を使えて初めて意味を持つものです。意味のない資格がたくさんあっても何の役にも立ちません。。取得年度の新しいものから、自己の希望職種に関連性のあるものを取捨選択し記入するようにしましょう。

応募書類の送り方

転職活動を進める中で良い求人が見つかり、時間をかけて丁寧に応募書類を整えたら次はいよいよそれを相手側に提出します。持参し、同時に面接という場合もありますがほとんどが書類選考もしくは書類を事前に提出することになります。ここが初めて相手に対して、自分というものを知ってもらうファーストステップです。気を抜かないでください。まず最も望ましいのは、書類のサイズにあった封筒で送ること。つまりA4で書類を作成したなら、折り目がつかないようにA4サイズ以上の封筒を用意しましょう。住所や株式会社など出来るだけ省略することなく丁寧に記入します。宛名は採用担当者の名前がわかるのであれば、その方宛て。分からない場合は「採用後担当者様」としましょう。左端には朱書きで「採用関係書類在中」と記入します。裏側に自らの住所等記入漏れのないようにしてください。書類を送る際は、添え状も必要です。要は「書類を送付しますので宜しくお願いします。」という挨拶文です。これもネットやいろんな本で例が載っているかと思いますので参考にしてください。これについてはそれほど気にする必要はなく、まる写しでもかまいません。また必要応募書類が履歴書のみとなっていても、職務経歴書や志望動機書など熱意の伝わるものを同封してもかまいません。記入されているものしか送ってはいけないという決まりはありませんので希望順位の高い求人にはどんどん添付しましょう。ちなみに応募書類は返却される場合もされない場合もありますが返却されたからと言って、書類の使いまわしは厳禁です。折り目や汚れにも気をつけて、その求人への応募がいかに本気なのかを伝えるように配慮しましょうね。